Náležitosti daňového dokladu

Daňový doklad vystavuje prodávající či poskytovatel služby, který je plátcem DPH. §28 ZDPH určuje za jakých okolností vzniká povinnost vystavit daňový doklad. Jde především o dodání zboží, či poskytnutí služby podnikatelům (fyzickým či právnickým osobám povinným k dani bez ohledu na to, jestli jsou plátci DPH) nebo právnickým osobám nepovinným k dani (což jsou např. územní samosprávné celky). Daňový doklad musí být vystaven do 15 dní ode dne uskutečnění zdanitelného plnění. Náležitosti daňového dokladu jsou dané Zákonem o DPH §26 a násl.

Koncovým spotřebitelům - nepodnikajícím fyzickým osobám - není třeba daňový doklad vydávat*. Zákazník má však právo na vyžádání obdržet doklad o zakoupení (§ 16 Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele). S náběhem Elektronické evidence tržeb vznikne navíc povinnost ke každému prodeji vydávat účtenku o EET. V řadě případů bude účelné spojit všechny zákonné náležitosti do jednoho dokladu, který tak bude plnit funkci daňového dokladu, dokladu o zakoupení a dokladu o EET.

(*)V případě zasílání zboží do tuzemska s místem plnění v tuzemsku je povinnost vystavit daňový doklad vždy, a to i fyzickým osobám nepovinným k dani.

Zjednodušený daňový doklad

Pokud hodnota zboží či služeb uvedených na dokladu nepřesáhne 10.000 Kč, může prodávající na základě vlastního rozhodnutí vystavit tzv. zjednodušený daňový doklad. Zásadní rozdíl oproti běžnému daň. dokladu je ten že se zde neuvádí identifikační údaje kupujícího. Lze jej použít pro jakoukoliv formu úhrady tedy i bezhotovostní, splátkový kalendář, platební kalendář, souhrnný daňový doklad či doklad o použití. Není možné jej vystavit pro prodej tabákových výrobků. Obsahuje:

jméno a příjmení (či firmu), sídlo či místo podnikání prodávajícího
DIČ prodávajícího
evidenční číslo dokladu
rozsah a předmět plnění (název zboží, služby, údaj o množství zboží, rozsahu služby)
datum vystavení
datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud není shodné s datem vystavení
cenu celkem včetně DPH
údaj, zda pro zdanitelné plnění platí základní nebo snížená sazba DPH nebo jde o plnění osvobozené od DPH (viz § 46-47 zákona o DPH)

Běžný daňový doklad

Povinně u služeb či zboží, jejichž hodnota plnění na dokladu převyšuje 10.000 Kč. Musí mít navíc oproti zjednodušenému daňovému dokladu tyto náležitosti:

jméno a příjmení nebo název firmy, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění (kupující). Pokud je to plátce, tak také jeho DIČ
vyčíslený základ DPH
základní nebo sníženou sazbu DPH (nebo sdělení, že plnění je osvobozené od DPH, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH)
výši DPH zaokrouhlenou na koruny nebo na haléře
jednotkovou cenu bez DPH
případnou výši slevy (není-li obsažena v jednotkové ceně)

Vazba daňového dokladu na uplatnitelnost nároku na odpočet

Neobsahuje-li kupujícím přijatý doklad některou z výše uvedených náležitostí, není dle dikce Zákona o DPH daňovým dokladem. Chybějící náležitosti daňového dokladu nejsou důvodem k vyloučení nároku na odpočet daně, ovšem jen za předpokladu že příjemce plnění může prokázat nárok na odpočet jiným způsobem. Pokud doklad např. neobsahuje daňové identifikační číslo dodavatele, může jej kupující zjistit z registru plátců a k daňovému dokladu přiložit kopii ověření daňového identifikačního čísla. Rozhodně však nesmí nic dopisovat přímo do dokladu. U ostatních podstatných chybějících náležitostí může kupující zajistit jejich dodatečné doplnění plátcem, který uskutečnil zdanitelné plnění a daňový doklad vystavil. Za správnost údajů na daňovém dokladu odpovídá vždy poskytovatel plnění tj. dodavatel a proto jen on může do dokladu doplnit chybějící náležitosti!

Věrohodnost, neporušenost obsahu a čitelnost

U daňového dokladu je třeba po celou dobu lhůty jeho uchovávání (deset let) zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost.

Věrohodností původu se rozumí skutečnost, že je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečnila. Příjemce plnění musí být v rámci postupu k odstranění pochybností či daňové kontroly schopen prokázat nejen, že se plnění opravdu uskutečnilo, ale také skutečnost, že plnění bylo poskytnuto osobou uvedenou na daňovém dokladu jako poskytovatel plnění. Jakých důkazních prostředků daňový subjekt použije je ponecháno na něm. K prokázání může použít např. uchované objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky, dodací dokumenty či přepravní listy.

Neporušenost obsahu znamená, že příjemce dokladu nedopisuje či nepozměňuje náležitosti daňového dokladu. Příjemci plnění je ovšem dovoleno uvádět na doklad poznámky (např. předkontaci k účtování), pokud tím nenaruší čitelnost původně uvedených informací vystavovatelem dokladu.

Čitelnost dokladu je třeba zajistit po celou dobu skladování. Proto se doporučuje u dokladů tisknutých na termopapír, u nichž text časem bledne, zajistit jeho kopii prostým zkopírováním na kopírce a tu přiložit k originálu.

Musí být daňový doklad podepsán?

Nemusí. Razítko ani podpis dodavatele nepatří mezi povinné náležitosti dokladu. Do 1. ledna 2013 bylo třeba každý elektronicky vystavený doklad opatřit elektronickým podpisem, ale to už neplatí.

Pokud ale daňový doklad slouží zároveň i jako stvrzenka o zaplacení (například faktura s označením placeno hotově), pak by na dokladu neměl chybět podpis / razítko příjemce hotovosti (tedy dodavatele)

Opravný daňový doklad

Opravný daňový doklad slouží k opravě chybně uvedeného základu DPH, sazby DPH i výši DPH (viz § 42 Zákona o DPH) na původním dokladu. Opravný daňový doklad vystaví plátce daně do 15 dnů ode dne zjištění skutečností rozhodných pro provedení opravy. Opravný doklad má stejné náležitosti jako běžný a navíc obsahuje:

stručný popis důvodu opravy
rozdíl mezi původní a opravenou cenou bez daně
rozdíl mezi původní a opravenou daní
rozdíl mezi původní a opravenou cenou s daní (cena celkem)

Účetní doklady

Účetní doklady představují podklad pro účetní evidenci. Účetní doklady musí vyhotovovat každá účetní jednotka, zatímco daňový doklad musí povinně vystavovat osoby jež jsou plátci DPH. Náležitosti účetního dokladu jsou uvedeny v § 11 Zákona o účetnictví a jsou méně přísné než u daňových dokladů. Platí, že každý daňový doklad je zároveň i účetním. Účetní jednotka proto vystavením daňového dokladu splní dokladové náležitosti jak dle Zákona o účetnictví tak Zákona o DPH. Účetní doklad se má vystavit a zaúčtovat bez zbytečného odkladu, časový limit však není předepsán. Pokud však účetní doklad slouží zároveň i jako doklad daňový, musíme dodržet zásadu vystavení dokladu do 15 dní ode dne uskutečnění zdanitelného plnění, tak abychom vyhověli Zákonu o DPH.