Účtování záloh - vydané zálohové faktury

Zálohové faktury nejsou ve skutečnosti účetním dokladem, představují výzvu k platbě za budoucí zboží či služby. Rozlišujeme vydané zálohové faktury (účetní jednotka přijímá zálohovou platbu od odběratele) a přijaté zálohové faktury (účetní jednotka hradí zálohu dodavateli).

Vydanou zálohovou fakturu vystavuje dodavatel zboží či služby v případech, pokud požaduje platbu od odběratele předem, ještě před dokončením zakázky a vystavením finální faktury. Dodavatel díky předem přijaté platbě snižuje riziko nezaplacení, a také získává peníze, které mu umožní realizovat zakázku pro klienta.

Obecné účtování přijatých záloh

O samotné vydané zálohové faktuře se neúčtuje, ta se pouze eviduje. Účtuje se až o přijatých zálohových platbách. Jelikož dodavatel obdrží platbu dříve, než dodá zboží či poskytne službu, účtujeme o závazku vůči odběrateli.

211, 221 / 324 – Přijetí platby provozní zálohy
211, 221 / 475 – Přijetí platby dlouhodobé zálohy
311 / 602, 604 – Vystavení faktury za zboží či služby
324, 475 / 311– Zaúčtování (rozpuštění zálohy)
211, 221 / 311 – Doplatek zbývající částky odběratelem

Účtování přijatých záloh u plátců DPH

Pokud jsme plátci DPH, musíme ke dni přijetí peněz, obdrženou částku zahrnout do přiznání k DPH. Den kdy jsme obdrželi peníze je tzv. dnem povinnosti přiznat daň (DPPD). Platí, že do 15 dnů máme povinnost vystavit daňový doklad s vyčíslením DPH, přičemž musíme uvést datum přijetí úplaty.

V praxi dochází ke dvěma variantám.

Dodavatel do 15 dnů od přijetí zálohy zkompletuje zakázku a vystaví konečnou finální fakturu, jež je současně i daňovým dokladem s vyčíslením DPH.
Pokud trvá kompletace zakázky delší období, musí dodavatel k přijaté záloze vystavit do 15 dní interní daňový doklad, čímž splní svou povinnost přiznat DPH ke dni přijetí platby. Tento doklad posílá i odběrateli, který na jeho základě může nárokovat odpočet DPH. Teprve až dodavatel zakázku dokončí, vystaví konečnou fakturu – daňový doklad.

Příklad a)

Dodavatel - Společnost Lepenky a Obaly s.r.o. vystavil svému odběrateli Hujerovi (OSVČ) dne 26. 7. zálohovou fakturu na částku 24 200 Kč s daní, která byla ihned uhrazena v hotovosti na pokladně. Zboží (lepenkové krabice s potisky) dorazilo 31. 7. 2016. Téhož dne bylo expedováno k odběrateli spolu s konečnpu fakturou - daňovým dokladem, na kterém byla vyčíslena celková částka 24 200 Kč, zaplacená záloha 24 200 Kč a částka zbývající k úhradě 0 Kč.

	Popis účetního případu	Datum	DPPD	Částka	MD	DAL
1.	Vystavena vydaná zálohová faktura	26.7.		24 200 Kč	-	-
2.	Úhrada zálohové faktury v hotovosti	26.7.		24 200 Kč	211	324
3.	Vystavení faktury – daňového dokladu	31.7.	26.7.
	– Cena dodávky celkem bez DPH			20 000 Kč	311	604
	– DPH z dodávky			4 200 Kč	311	343
	– Odečet přijaté zálohy bez DPH			-24 200 Kč	311	324

Příklad b)

Koncem července společnost Novák s.r.o. (dodavatel) vystavil pro účetní společnost Simpa spol. s r.o. (odběratel) zálohovou fakturu na financování měsíční reklamní kampaně na vedení účetnictví. Faktura byla uhrazena dne 25.7. K přijatým penězům vystavil dodavatel interní daňový doklad a splnil tak svou povinnost přiznat DPH.
22. srpna byla reklamní kampaň ukončena a Novák s.r.o. vystavil konečnou fakturu s vyčíslením celkové částky, odečtem zaplacené zálohy, odečtem zaplacené DPH a předpisem částky zbývající k úhradě. (V tabulce najdete odkazy na vzorové doklady).

	Popis účetního případu	Datum	DPPD	Částka	MD	DAL
1.	Vystavena vydaná zálohová faktura	24.7.		1210 Kč
2.	Úhrada zálohové faktury převodem	25.7.		1210 Kč	221	324
3.	Daňový doklad k přijaté záloze	31.7.	25.7.
	– Základ daně			1000 Kč	-	-
	– DPH ze zálohy			210 Kč	324	343

4.	Vystavení faktury – daňového dokladu	22.8.	22.8
	– Cena dodávky celkem bez DPH			2000 Kč	311	604
	– DPH z dodávky			420 Kč	311	343
	– Odečet přijaté zálohy bez daně			-1000 Kč	311	324
	– Odečet DPH ze zálohy			-210 Kč	311	343
5.	Odběratel doplatil zbývající část na účet	25.8.		1210 Kč	221	311